De 8 – een uniek raamwerk voor Strategie Implementatie
Misschien heb je de 8 ergens gezien en ben je nieuwsgierig geworden … Of misschien ken je de 8 al en ben je op zoek naar meer achtergrondinformatie.
Wel, dit is de plaats om te beginnen!
Heb je een specifieke vraag over Strategie Implementatie? Dan ga je best eerst naar het “Vraag en antwoord”-onderdeel in onze gratis bibliotheek. Staat je vraag er niet tussen? Dan mag je ons altijd een mail sturen.
Ben je op zoek naar algemene informatie over de 8? Dan begin je best hier:
De 8 visualiseert drie cruciale elementen in Strategie Implementatie…
… de cruciale link tussen de organisatorische en de individuele prestaties
Je kan prestatie vanuit een organisatorisch of een individueel standpunt bekijken. Een succesvol bedrijf slaagt erin om beide met elkaar te verzoenen. De meeste managers zijn het hiermee eens. Weinigen slagen er echter in om de verbinding op een goede manier in de praktijk te brengen.
Er zijn vele redenen waarom dit niet lukt. De belangrijkste drie:
- een eenzijdige kijk van het financiële departement, van HR, of – indien aanwezig – van het strategie-departement;
- te weinig eigendom in hoofde van het kaderpersoneel;
- de afwezigheid van een eenvoudige aanpak.
… de informatiestromen in twee richtingen, van de top naar beneden en omgekeerd
Iedereen – van CEO tot arbeider – is betrokken bij de implementatie van de strategie. Elk individu draagt bij tot de algemene resultaten van het bedrijf. Succesvolle Strategie Implementatie vraagt de nodige processen, van de top naar beneden en omgekeerd, die ervoor zorgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste manier betrokken wordt.
… het verhaal zonder einde
Als je de 8 op zijn zij legt, krijgt je het symbool van oneindigheid. Strategie Implementatie is geen eenmalige oefening. Het is een continu, voortdurend, eindeloos proces. De meeste bedrijven mikken op een jaarlijks terugkerende cyclus. Maar in moeilijke tijden – zoals nu – gaat de cyclus veel sneller. Bij elke cyclus krijg je de mogelijkheid om je implementatievaardigheden te verbeteren en om meer prestaties uit je strategie te halen.
De 8 – gemakkelijk om te onthouden … en om te communiceren!
Strategie Implementatie is een veelomvattend, complex onderwerp. Maar dit betekent niet dat je communicatie hierover ook complex moet zijn. Breng informatie over je strategie en de implementatie ervan op een gerichte en eenvoudige manier. Zorg ook voor visuele herkenning en herhaling: twee noodzakelijke stappen om gedrag te veranderen.
De 8 omvat niet alle details van het Strategie Implementatie proces. Maar het symbool biedt je wel een handige kapstok die gemakkelijk te communiceren en te onthouden is.
“Toen ik kennismaakte met de 8 tijdens een werksessie, was ik aangenaam verrast: een ingewikkeld onderwerp vertaald in een eenvoudige tekening. Maar het blijft je bij; het wordt deel van je woordenschat.”
Wim Wuyts, Head of Tax
Bekaert
De 8 en de manager
De manager is een sleutelfiguur in het hele Strategie Implementatie proces. Hij/zij speelt een belangrijke rol in een waaier van activiteiten. Welke? We zetten er enkele op een rijtje: de communicatie van de strategie, de vertaling van de strategie naar de divisies/departementen/ teams, de definitie van zijn/haar individuele doelstellingen en de bepaling van individuele doelstellingen voor de teamleden.
De kwaliteit van je Strategie Implementatie hangt dan ook sterk af van de doeltreffendheid van je managers. Hoe beter je managers hun rol in het proces opnemen, hoe beter de resultaten zullen zijn.
De 8 – bouwstenen
Hier is een overzicht van de verschillende bouwstenen:
1. Strategie-update (Update Strategy)
Je strategie is je actieplan op lange termijn. Ze helpt je om je ambitie te realiseren. Elke strategie is uniek. Ze zou ook meetbaar en makkelijk communiceerbaar moeten zijn. Afhankelijk van de industrietak, stippelt ze de weg uit voor de volgende 3 tot 10 jaar.
Een bedrijf moet (en wil) zijn strategie regelmatig bijsturen. De meeste bedrijven doen dit jaarlijks. De grootte van de wijzigingen is afhankelijk van enerzijds de veranderingen in de competitieve omgeving en anderzijds de feedback uit de vorige implementatiecyclus.
De strategie-update is een vast onderdeel van het Strategie Implementatie raamwerk omdat ze op regelmatige basis op alle niveaus van het bedrijf gebeurt. Het echte strategiewerk, dat één keer om de 3 tot 5 jaar aan de top van het bedrijf aangepakt wordt, hoort er niet bij.
2. Communiceer (Communicate)
Zodra je nieuwe strategie (of strategie-update) goedgekeurd is door alle betrokken partijen start de communicatie. Transparante en eenvoudige communicatie creëert de nodige duidelijkheid en betrokkenheid voor de nieuwe of aangepaste strategie.
Gebruik alle beschikbare communicatiemiddelen. Eén groot strategie-evenement en/of een generieke e-mail zijn niet voldoende. Gebruik vergaderingen, discussiegroepen, informele en formele ontmoetingen, het intranet, bedrijfstheater, screen savers, posters en andere creatieve ideeën om je strategie te communiceren. Je kan je strategie en visie nooit over-communiceren!
Let op de kwaliteit van je strategiecommunicatie. Senior managers – de strategieambassadeurs – besteden best ook voldoende aandacht aan de manier waarop ze de strategie communiceren. Niet alleen de inhoud, maar ook de toon en houding zijn essentiële elementen. Zij ondersteunen de boodschap en zijn cruciaal om het nodige enthousiasme op te wekken. Er is immers niets zo erg als een senior manager die de zaal in slaap wiegt met het aflezen van een doodsaaie PowerPoint.
3. Cascade (Cascade)
Een strategie in cascadevorm toepassen is niets meer dan je doelstellingen in kleinere stukken knippen voor het volgende, hiërarchisch lagere, niveau in je organisatie. Het proces stopt op het niveau van de kleinste organisatorische eenheid. Meestal zijn dit de teams. Uiteindelijk zal de grootte van je bedrijf de omvang van je cascade bepalen.
Het is noodzakelijk om op macroniveau alle doelstellingen – horizontaal en verticaal – in je bedrijf te harmoniseren. We noemen dit MECE. Meer informatie hierover vind je in onze gratis bibliotheek (Wet 1).
Op microniveau streef je naar een evenwichte spreiding van je doelstellingen over verschillende perspectieven. De 4 traditionele perspectieven: financieel, klantgericht, gericht op interne processen, en gericht op de medewerkers. Je kan andere toevoegen als je dat wil.
Wanneer je iets toevoegt aan de evenwichtsoefening op macro- en microniveau, moet je de juiste prestatie indicatoren kiezen (vaak noemen we dit Key Performance Indicators of KPI’s) om je doelstellingen na te gaan en de aangepaste doelen te definiëren.
4. Vergelijk & Leer (Compare & Learn)
Je strategie is een hypothese. Het is – op een gegeven moment – de route die volgens jou de grootste slaagkansen biedt voor de realisatie van je doelstellingen. Maar je routeplan blijft een inschatting, gebaseerd op inzichten die je op dat moment zo goed mogelijk hebt verwerkt.
Het is daarom een goed idee om op het einde van elke implementatiecyclus even stil te staan en je hypothese te controleren. Dat is ook het moment om je initiële veronderstellingen te toetsen aan de realiteit van de voorbije implementatieronde. Ook externe factoren kunnen ondertussen gewijzigd zijn. Als je deze stap – vergelijk en leer – zet, onderscheid je je al van de massa.
Onderzoek toont immers aan dat slechts 15% van de bedrijven dit doet. Maar neem niet alleen je strategie onder de loep. Kijk ook eens kritisch naar je Strategie Implementatie proces. Maar al te vaak zien we dat bedrijven hun strategie wijzigen omdat ze de vooropgestelde doelstellingen niet bereiken. Bij nader onderzoek blijkt er echter echter niets mis te zijn met hun strategie … Het probleem zit eerder in de implementatie ervan. Je bekijkt dus best strategie én implementatie!
Deze stap zal je helpen je hypotheses te verifiëren, je strategie aan te passen en je uitvoeringscapaciteiten fijn te stellen.
5. Beheer initiatieven (Manage Initiatives)
Initiative management is de stap waarin je dromen geconfronteerd worden met de realiteit, je strategie de uitvoering tegenkomt, en mensen toegevoegd worden aan je strategierecept. Het is dan ook één van de moeilijkste stappen in de Strategie Implementatie – en vaak … de plaats waar het misloopt.
Initiative management heeft alles te maken met het selecteren, prioritiseren en opvolgen van de initiatieven die je moet nemen om je doelstellingen te realiseren. Het kan onderverdeeld worden in 3 activiteiten. Meer details vind je in het antwoord op vraag 7 in onze bibliotheek.
6. Stel objectieven (Set objectives)
Het bepalen van duidelijke individuele doelstellingen is één van de meest aangewezen acties die je kan ondernemen om prestaties (van jezelf of – indien van toepassing – van je teamleden) te verbeteren. De positieve impact van persoonlijke doelstellingen is één van de meest onderzochte en wetenschappelijk gefundeerde elementen van de organisatieleer van vandaag. De pioniers en grondleggers van de goal setting theorie zijn Edwin A. Locke (Universiteit van Maryland) en Gary P. Latham (Universiteit van Toronto).
Link alle individuele doelstellingen aan je strategie. Zonder deze verbinding heb je misschien een geweldige doelstelling voor het individu … maar verspil je resources voor je bedrijf.
Besteed voldoende aandacht aan de manier waarop je tot een overeekomst komt rond doelstellingen. Het is de kwaliteit van de doelstellingen – inclusief de link met de algemene bedrijfsdoelen – én het aanvaarden van deze doelstellingen die zorgen voor succes!
7. Observeer & Coach (Monitor & Coach)
Coaching motiveert mensen en verhoogt hun kans op succes. Het vereenvoudigt ook de uiteindelijke evaluatie van de prestatie. Regelmatige coaching is veel belangrijker dan het formele beoordelingsgesprek ergens midden in het jaar.
Feedback geven is een belangrijke vaardigheid van een goede coach. Feedback krijgen is een must om de prestaties te verbeteren!
Performance coaching is een relatief nieuw, maar snelgroeiend kennisdomein. Een van de belangrijkste pioniers is Sir John Whitmore.
8. Evalueer prestatie (Evaluate Performance)
De meeste bedrijven hebben een formele evaluatie op het einde van de individuele prestatiecyclus. De vraag waarop je dan een antwoord zoekt, is: “Zijn de individuele doelstellingen gerealiseerd?”
Maak een eerlijke beoordeling. Er zijn verschillende technieken die je kunnen helpen. Eén van de meest gekende is de STAR-techniek (Situatie, Taak, Actie, Resultaat).
Veel bedrijven koppelen een financiële beloning aan het al dan niet behalen van doelstellingen. Dit is echter een ander proces en geen noodzakelijke voorwaarde om aan performance management te kunnen doen.
De verlengde 8
Je hebt meerdere stappen nodig om de strategie van een groot bedrijf te vertalen naar het niveau van elke individuele medewerker. Het cascadeproces brengt je langs business units, functionele lijnen, departementen en teams.
In dat geval gebruiken we een verlengde 8.
