10. Hoe kan ik best mijn Strategie Implementatie process vereenvoudigen?

Het Strategie Implementatie proces vereenvoudigen is een uitdagende en complexe taak. Je hebt een algemene visie, tijd en doorzettingsvermogen nodig om deze vereenvoudiging door te voeren in een organisatie. Maar voor hen die erin slagen is de beloning – gelukkige managers, verminderde kosten en betere resultaten – groot.

Het is onmogelijk éénduidige vereenvoudigingsrichtlijnen te geven. De stap van meer naar minder is voor elke bedrijf anders. We kunnen je wel op weg helpen met enkele basisingrepen die nuttig zijn voor quasi elk bedrijf. Meer informatie over dit onderwerp vind je terug in ons nieuw boek (publicatie eind 2009).We besteden een volledig hoofdstuk aan dit belangrijke onderwerp

Ruim op
Maar al te vaak stapelen Strategie Implementatie methodologiën, instrumenten en systemen zich op over de jaren (decennia) heen, zeker in grote ondernemingen. Elk van deze bouwstenen zal ooit zijn nut wel bewezen hebben (hopelijk). Vandaag echter lijkt strategie implementatie in deze bedrijven – ooit gebouwd als een eenvoudig huis met twee slaapkamers in de jaren ’70 – op een gebouw  waar sindsdien 27 nieuwe kamers en 4 nieuwe ingangen in 18 verschillende stijlen zijn bijgekomen.

Dus, start met een inventaris van het bestaande en kijk wat er nog gebruikt wordt. Probeer methodologieën, instrumenten en systemen te verdelen in drie groepen:

1.    noodzakelijk – absoluut te behouden

2.    niet noodzakelijk maar leuk (nice to have)

3.    niet noodzakelijk – dubbel, verouderd, niet gebruik

Na een grondig onderzoek in alle departementen kan je makkelijk eindigen met drie stapels groot genoeg om een volledige vergadertafel mee te vullen.

Het is een goed idee om ter plaatse te gaan kijken en verschillende mensen te betrekken. Deze oefening lukt niet door enkel naar documenten te kijken.

Test, bevries en blokkeer
Volg onderstaand driestappenplan bij de introductie van een nieuwe Strategie Implementatie methodologie, instrument of trainingsessie. Het zal je helpen.

Stap 1 – Test
Test alles alvorens te implementeren. Start verschillende pilootprojecten. Implementeer in golven. Hier zijn drie redenen om je te overtuigen:

• Een ogenschijnlijk kleine verandering kan toch een grote impact hebben. Dit kan je niet voorspellen, zelfs niet met de beste theoretische voorbereiding van de wereld. Doe daarom altijd een praktijktest vooraleer je de volledige uitrol lanceert.
• Het vraagt tijd om een idee voldoende te vereenvoudigen. Zelfs als iets werkt, zijn er nog altijd manieren om het op een nog eenvoudigere manier te doen. Hier kom je pas achter als je het in de praktijk geprobeerd hebt.
• Gedragverandering vraagt tijd. Rome is niet op één dag gebouwd.

Stap 2 – Bevries
Eenmaal de ideale, eenvoudige oplossing gevonden? Zorg er dan voor dat het voor iedereen duidelijk is dat de testfase voorbij is en er één oplossing uit de bus is gekomen. Veel bedrijven vergeten deze stap maar al te vaak met als gevolgd dan er verschillende versies van de oplossing ronddwalen.

Documenteer en communiceer altijd over updates. Je werkt best met versienummers zoals die gebruikt worden bij de ontwikkeling van een nieuw product.

Stap 3 – Blokkeer
Wanneer je hebt wat nodig is, vermijd je best om – nadat de implementatie op kruissnelheid is – nieuwe, ongeplande elementen toe te voegen. Veel bedrijven – succesvol in het eerste implementatiejaar – falen grandioos de eenvoudigheidstest in het tweede omdat ze allerhande toeters en bellen beginnen toe te voegen.

Dit risico blijkt groter te zijn wanneer het oorspronkelijke team gaandeweg veranderd is. (De meeste mensen willen immers  graag hun stempel drukken op een concept.)

Bepaal wat eronder verstaan wordt en wat niet
De woorden Strategie Implementatie kunnen – afhankelijk van je gesprekspartner – een heel andere lading dekken. Als bedrijf wil je dit vermijden. Dit doe je door te bepalen waar de woorden Strategie Implementatie voor staan in jouw bedrijf. Je bepaald een duidelijke visie voor de verschillende onderdelen van het Strategie Implementatie proces én beslist wat er niet toe behoord.

Zoek hulp als je hier niet in slaagt. Iedere leidinggevende in je bedrijf heeft immers nood aan een duidelijk duidelijke omkadering van Strategie Implementatie proces.

Een visuele structuur helpt om dit kader te creëeren. Hier kan de 8 misschien handig zijn.
Thema’s die vaak voor discussie zorgen zijn: talent management, budgettering, project management, variabele beloning en performance coaching.

Bekijk de matrix (niet de film)
Matrixstructuren komen voor in veel bedrijven. Jammer genoeg hebben ze vaak een (erg) negatieve impact op de eenvoud van processen, Strategie Implementatie inbegrepen. De meeste problemen ontstaan door tegenstrijdige berichten, slecht afgestelde timings en machtspelletjes tussen de verschillende assen van de matrix.

Het is niet de bedoeling om een kruistocht tegen de matrixstructuur in je organisatie te starten – ze heeft immers ook vele voordelen – maar om je bewust te zijn van de valkuilen.
Dit kan je doen door tussen de lijnen te lezen. Om de krachten binnen de matrix structuur te begrijpen breng je best de ongeschreven regels regels in kaart. Hulp nodig?  Zoek een ervaren gesprekspartner waar je vertrouwen in hebt.

Heb je een open bedrijfscultuur? Zet de matrixinteractie op de agenda van de volgende vergadering. Dit kan de start zijn van een traject dat duidelijke richtlijnen bepaald over de wisselwerking tussen divisies, departementen, functionele lijnen en teams.

terug naar het overzicht